Neuerungen in Office XP


© Silvia Rothen, rothen ecotronics, Schweiz

Autorin: Dr. Silvia Rothen, rothen ecotronics, Bern, Schweiz
Letzte Überarbeitung: 13.05.18


Office XP bietet auf den ersten Blick keine grossen Neuerungen. Auf den zweiten Blick entdeckt man ein paar kleine, praktische Werkzeuge. Im Hintergrund wird das XML-Format immer wichtiger. 
Auch die Vereinheitlichung schreitet voran: Frontpage erhält neu AutoFormate für Tabellen oder Zeichungselemente und WordArt oder in Access gibt es PivotTables und mehrfaches Rückgängigmachen.


Inhaltsverzeichnis


Office Kniffelaufgaben

Die folgenden Aufgabenstellungen führen Sie spielerisch durch einige Neuerungen von Office XP.

Word

Powerpoint

Outlook

Excel


Office allgemein

Einige Neuerungen ziehen sich durch fast alle Office-Applikationen durch:

Was ab Version Wo zu finden
Alltägliche Arbeit
Feld "Frage eingeben" für Hilfe XP Menüleiste oben rechts
Aufgabenbereiche XP Die am rechten Rand eingeblendeten Aufgabenbereiche helfen bei alltäglichen Arbeiten, z.B. beim Erstellen eines neuen Dokumentes. Automatisch eingeblendet oder Ansicht - Aufgabenbereich
Smart Tags XP Icons mit Auswahlmöglichkeiten, die sich bei gewissen Aktionen selbst einblenden, z.B. beim Kopieren
Mehrfach-Zwischenablage als Aufgabenbereich XP (2000) Die ab Office 2000 verfügbare Mehrfachzwischenablage wurde in einen Arbeitsbereich gelegt und umfasst nun maximal 24 Einträge statt 12 wie in Office 2000. Anzeigen mit Ansicht - Aufgabenbereich - Zwischenablage.
Für den Austausch von Informationen zwischen Office-Programmen lässt sich mit der Schaltfläche Optionen die Zwischenablage als Symbol in der Taskleiste anzeigen.
Vollständige Menüs XP Um sofort die vollständigen Menüs zu sehen, muss man nun unter Ansicht - Symbolleisten - Anpassen - Optionen - Menüs immer vollständig anzeigen ankreuzen statt das Häkchen entfernen wie in der Vorversion.
Aufgabenbereich Suchen XP Verbesserte Dokumentsuche via Aufgabenbereich Suchen
Multimedia
Clip Organizer XP Neu werden Clip-Arts über Clip Organizer eingefügt. Die Bedienung dieses Werkzeugs unterscheidet sich von Vorversionen
Clip-Arts drehbar XP Alle Cliparts sind neu drehbar: Bild anklicken
Bilder komprimieren XP Alle oder einzelne Bilder eines Dokumentes lassen sich für Bildschirm oder für Web komprimieren -> Reduktion der Dateigrösse
Konzeptdiagramme XP Mit Einfügen - Schematische Darstellung lassen sich Organigramme und 5 weitere Typen von Diagrammen (Venn-, Pyramidendiagramm etc.) erstellen.

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Word

In Word ist abgesehen von den Aufgabenbereichen und den Smart-Tags nichts Revolutionäres passiert.

Was ab Version Wo zu finden
Alltägliche Arbeit
Mehrfachmarkierung XP Wie in Excel lassen sich mit CTRL und Markierungen mehrere Textstellen markieren
Aufgabenbereich "Neues Dokument" XP Neue Dokumente werden über Aufgabenbereich erzeugt mit Datei - Neu oder Ansicht - AufgabenbereicH - Neues Dokument
Neue Dokumente aus vorhandenen erzeugen XP Neu ist auch die Möglichkeit Neu aus vorhandenem Dokument, mit dem man sich Speichern unter erspart.
Smart-Tag "Autokorrektur" XP Nach Autokorrekturen erscheint Smart-Tag, mit dem sich die Korrektur rückgängig machen lässt. Besonders praktisch: Generelle Deaktivierung einer Korrektur
Neues Untermenü Referenz XP Das Erstellen von Fussnoten, Indexen, Querverweisen und Beschriftungen ist neu im Menü Datei - Referenz zusammengefasst.
Nummerierung verbessert XP Die automatische Nummerierung lässt sich über Smart-Tag zurücksetzen oder abstellen. Im Kontextmenü gibt es neu die Einträge Neu nummerieren oder Nummerierung fortsetzen.
Einrückungen lassen sich mit der Maus für die ganze Gruppe direkt an die gewünschte Position ziehen.
Tabellen
Tabellen 2000 Tabellen lassen sich verschachteln und sind grafische Objekte, die sich mit dem Verschiebepunkt oben links auf Seite positionieren lassen.
Mit dem Ziehpunkt unten rechts lässt sich Gesamtgrösse der Tabelle ändern.
Tabellen-Formatvorlagen XP Es gibt nun auch Formatvorlagen für ganze Tabellen.
Rechnen in Tabellen XP Berechnungen in Tabellen mit Einfügen - Feld - Schaltfläche Formeln sind einfacher geworden.
Ich würde trotzdem eher eine Excel-Tabelle einbetten als in Word-Tabellen rechnen.
Formatierung
Formate löschen XP Wie in Excel lassen sich jetzt Formate löschen ohne dass der Text gelöscht wird mit Bearbeiten - Löschen - Formate.
Aufgabenbereich "Formatierung anzeigen" XP Über diesen Aufgabenbereich lassen sich von markierten Textstellen alle Formatierungen anzeigen und ändern. Angezeigt mit Ansicht - AufgabenbereicH - Formatierung anzeigen
Aufgabenbereich "Formatvorlagen und Formatierung" XP Dieser Aufgabenbereich zeigt alle Formatierungen und Formatvorlagen eines Dokumentes an. Mit Mausklick lassen sie sich anderen Textstellen zuweisen. Angezeigt mit Ansicht - AufgabenbereicH - Formatvorlagen und Formatierung
Formatvorlagen für Tabellen XP Neu gibt es Formatvorlagen für ganze Tabellen. Sie sind wie alle Formatvorlagen über den neuen Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung erreichbar.
Import / Export / Formate
Anzeige der Word-Version XP Datei - Eigenschaften
Internationalisierung
Aufgabenbereich "Übersetzen" XP Übersetzt Einzelwörter aus Englisch in Deutsch, Französisch oder Italienisch oder umgekehrt (mit zusätzlichen Sprachen erweiterbar). Angezeigt mit Ansicht - AufgabenbereicH - Übersetzen

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Powerpoint

Powerpoint profitiert v.a. von den allgemeinen Neuerungen (Aufgabenbereiche, Cliparts, Zwischenablage), weist aber kaum eigenständige Neuerungen auf.

Was ab Version Wo zu finden
Alltägliche Arbeit
Register Gliederung in Leiste links XP Mit dieser Leiste gewinnt man einen Überblick über die Gliederung seiner Folien und kann Gliederungspunkte direkt umpositionieren.
Aufgabenbereich "Suchen" XP Suchen nach einer Präsentation via Dokumenteigenschaften
Druckvorschau XP Mit Datei - Seitenansicht lassen sich nun endlich auch Powerpoint-Folien vor dem Drucken ansehen
Zusätzliche Papiergrössen für den Ausdruck XP Datei - Seite einrichten - Papierformat
Mehrere Master XP Eine Powerpoint-Präsentation kann nun mehrere Master haben!  Ansicht - Master - Folienmaster
Multimedia
Fotoalbum erstellen XP Mit Einfügen - Grafik - Neues Fotoalbum lässt sich rasch aus einer Serie von Bilddateien eine ansprechende Präsentation generieren.
Arbeit im Team
Überarbeiten XP Powerpoint-Präsentationen lassen sich nun mit Datei - Senden an - E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) wie in Word oder Excel von mehreren Personen überarbeiten und mit Extras - Präsentationen vergleichen und zusammenführen zusammenführen.

 

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Outlook

Outlook wartet vor allem im Mailbereich mit ein paar Änderungen auf.

Was ab Version Wo zu finden
Alltägliche Arbeit
Verbesserte Suchfunktion XP Verbesserte Suche für Mails, Termine oder Aufgaben mit Suche nach Kategorien. Schaltfläche Suchen auf Symbolleiste Standard blendet Suchleiste ein.
Synchronisation von Offline-Ordnern XP in XP verbessert
Mail
Unterstützung von Web-Mail-Konten XP Neu werden auch HTTP-Mailkonten, wie z.B. Hotmail, Bluemail unterstützt. Einrichten unter Extras - E-Mail-Konten - Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen - Weiter - HTTP...
Verbessertes Vorschaufenster XP Im Vorschaufenster erscheint nun vollständiger Nachrichtenkopf mit Absender, Empfänger, Datum und angehängten Dateien. Vorschau ein- und ausblenden im Posteingang über Symbolleiste Erweitert oder über Ansicht - Vorschaufenster.
Word als Standard-Mail-Editor XP Wegen der Viren, die sich in HTML-Mails verstecken können, ist dies eine ausgesprochen fragwürdige Neuerung. Standardformat auf Text zurückstellen mit Extras - Optionen - Register E-Mail-Format - Verfassen im Nachrichtenformat: Nur Text
Autovervollständigung von E-Mail-Adressen XP Im Adressbuch vorhandene oder bereits einmal verwendete Mail-Adressen werden nach wenigen Buchstaben automatisch ergänzt.
Feld "Anzeigen als" XP Im Kontaktformular lässt sich in diesem Feld ein Name anzeigen, der statt der Mail-Adresse im Kopf des Mails angezeigt wird.
Schaltfläche "Konten" XP Mit der Schaltfläche "Konten" im Editorfenster eines neuen Mails kann bei mehreren Mailkonten entschieden werden, über welches Konto das Mail verschickt wird. Einrichten über Extras - E-Mail-Konten.
MSN Messenger XP Mit einer herunterladbaren Komponente können in Outlook auch Sofortnachrichten (Instant Messaging) verschickt werden.
Kalender
Farbige Kalendereinträge XP Mit der Schaltfläche Beschriftung im Editorfenster für Kalendereinträge können Sie Terminen je nach Kategorie eine Farbe verpassen.
Über das Kontextmenü Automatische Formatierung lassen sich für eine bestimmte Ansicht Formatierungsregeln definieren, z.B. für bestimmte Kategorien
Arbeit im Team (nur mit Exchange-Server)
Neue Zeit vorschlagen bei Besprechungs-Anfragen XP Besprechungsanfragen enthalten nun eine weitere Schaltfläche Andere Zeit vorschlagen
Mehrere Gruppenzeitpläne erstellen XP Im Editorfenster für Termine ist Schaltfläche Zeitpläne vorhanden, mit der sich Zeitpläne von ein oder mehreren Arbeitskolleg/innen einsehen lassen.
Internet Frei/Gebucht Service von Microsoft XP Als Alternative zum Exchange-Server lassen sich mehrere Zeitpläne auch über einen Web Service von Microsoft verwalten. Einrichten via Extras - Optionen - Schaltfläche Kalenderoptionen - Schaltfläche Frei/Gebucht-Optionen
Einstellungen
Globale Auto-Archivierungs-Einstellungen XP Extras - Optionen - Register Weitere - Schaltfläche AutoArchivierung
Postfach aufräumen XP Mit Extras - postfach aufräumen -Schaltfläche Hier klicken erhält man eine Übersicht, wie viel Speicherplatz die einzelnen Outlook-Ordner belegen.

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Excel

In Excel hat sich die tägliche Arbeit durch die neue Version geändert. Die Aufgabenbereiche sind viel weniger wichtig als bei Powerpoint und Word. Dafür gibt es viele kleine, praktische Neuerungen.

Was ab Version Wo zu finden
Korrigierte oder neue Fehler
Korrektur: Markierung von Spalten mit verbundenen Zellen 2000 In Excel 97 liessen sich erstmals Zellen verbinden z.B. mit der Schaltfläche Verbinden und Zentrieren. Anschliessend liessen sich Spalten mit horizontal verbundenen Zellen oder Zeilen mit vertikal verbundenen Zellen nicht mehr beliebig markieren. Ab Version 2000 ist dies korrigiert.
Neuer Fehler: Arbeitsbereich speichern XP In der deutschen Version von Excel XP gibt es im Menü Datei irrtümlicherweise den Eintrag Aufgabenbereich speichern. Es handelt sich aber um das gute alte Arbeitsbereich speichern.
Alltägliche Arbeit
Farbige Blattregister XP Mit einem Rechtsklick auf das Blattregister und Registerfarbe lassen sich die Register verschiedener Arbeitsblätter unterschiedlich einfärben.
Smart Tag "Einfügen-Optionen" nach Kopieren XP Nach Kopieren von Excel-Daten erscheint automatisch Smart-Tag, mit dem sich v.a. Formatierungen übernehmen oder anpassen lassen.
Smart Tag "Auto-Ausfülloptionen" XP Beim Weiterziehen von Datenreihen erscheint Smart-Tag mit Auswahlmöglichkeiten. Besonders praktisch: Wochentage lassen sich auf Arbeitswoche begrenzen.
Smart Tag "Fehler" XP Bei fehlerhaften Formeln erscheint dieses Smart Tag automatisch. Im Menü stehen  Hilfe zum Fehler und weitere Werkzeuge zur Bearbeitung von fehlerhaften Formeln zur Verfügung.
Verbesserte Suche XP Neu lässt sich auch nach Formaten suchen und über eine ganze Arbeitsmappe (nicht nur Blatt). Bearbeiten - Suchen - Optionen - Schaltfläche Format oder Kombinationsfeld Suchen: Arbeitsmappe
Intelliprint XP Intelliprint verhindert, dass trotz leeren Zeilen am Ende eines Druckbereiches leere Seiten ausgedruckt werden.
Fehlerüberprüfung XP Symbolleiste "Detektiv" heisst neu Fehlerüberprüfung und bietet neu die Schaltflächen Zellenüberwachungsfenster und Formelauswertung.
Hyperlinks 2000 Das Dialogfenster für die Eingabe von Hyperlinks wurde verbessert: Der angezeigte Text lässt sich direkt eingeben, ausserdem existiert ein bearbeitbares Quickinfo.
Funktionsassistent 2000 Verschachtelung von Funktionen erfolgt nun nicht mehr über eine Schaltfläche im Dialogfenster des Funktionsassistenten, sondern über ein Funktionsfeld, das oben links anstelle des Namensfeldes eingeblendet wird.
Funktionsassistent XP AutoSumme und Funktionsassistent befinden sich nun auf einer einzigen Schaltfläche AutoSumme in der Symbolleiste Standard.
Die erste Seite des Funktionsassistenten wurde optisch anders angeordnet. Kategorien sind nicht mehr als Liste verfügbar, sondern als Kombinationsfeld.
Quickinfo bei Funktionseingabe XP Werden Funktionen von Hand eingegeben, dann erscheint ein Quickinfo mit den nötigen Argumenten.
Formatierung
Vereinfacht Rahmen erstellen XP Mit der Symbolleiste Rahmenlinien und der Schaltfläche Rahmenlinie zeichnen ist das Erstellen von Umrahmungen wesentlich einfacher geworden.
Gebietsschema für Datums- und Zeitformate XP Unter den Zahlenformaten findet sich neu für Datum und Uhrzeit ein Kombinationsfeld Gebietsschema, mit dem andere Sprach- und Ländereinstellungen als jene in Systemsteuerung möglich sind.
Multimedia
Grafiken und Pfade in Kopf- und Fusszeilen XP Mit Ansicht - Kopf- und Fusszeile - Benutzerdefinierte Kopfzeile - Schaltfläche Grafik oder Pfad lassen sich neu Bilder und Dateipfade in Kopf- und Fusszeilen von Excel-Tabellenblättern einfügen.
Datenanalyse
PivotTables XP (2000) Ab Excel 2000 wird die PivotTable nicht mehr in einem Dialogfenster, sondern direkt auf dem Tabellenblatt erstellt.
Ab Excel XP wird die Feldliste anders dargestellt. Tabellenoptionen (Gesamtergebnis, Anzeige leerer Zellen etc.) über Kontextmenü Tabellenoptionen.
Symbolleiste PivotTable XP Das Menü auf der Symbolleiste PivotTable wurde um einige Funktionalität erweitert, u.a. Gruppierung und Detail anzeigen oder Sortieren und Top 10.
Die alte Layout-Ansicht, mit der viele Leute lieber arbeiten, ist dagegen nach wie vor nur indirekt erreichbar mit PivotTable Assistent - Schaltfläche Layout.
Schutz
Mehr Auswahl beim Blattschutz, neue Symbolleiste "Schutz" XP Unter Extras - Schutz - Blatt schützen stehen nun mehr Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, was geschützt und was freigegeben ist. Neu lassen sich z.B. Autofilter und Formatierungen freigeben. Ausserdem lässt sich der Schutz auch über eine neue Symbolleiste einstellen.
Bereiche mit Passwort freigeben XP Neu lassen sich unter Extras - Schutz - Benutzer dürfen Bereiche bearbeiten Bereiche eines Blattes mit einem Passwort freigeben, so dass sie trotz Blattschutz bearbeitet werden können. Allerdings sind nur Eingaben möglich, aber keine Formatierungen.
Datei verschlüsselt speichern XP Neu lässt sich eine Datei verschlüsselt speichern, damit nicht im Hex-Editor Informationen ausgelesen werden können. Die Möglichkeit ist ziemlich versteckt: Datei - Speichern unter - Extras - Allgemeine Optionen - Schaltfläche Weitere - Verschlüsselungstyp auswählen - OK - OK - Schaltfläche Speichern.
Einstellungen
Dialogfenster Optionen erweitert XP Das Dialogfenster Optionen enthält zusätzliche Möglichkeiten in den neuen Registern International, Speichern (Frequenz der Sicherungsspeicherung als Ersatz für Add-In Automatisches Speichern), Fehlerüberprüfung, Rechtschreibung und Sicherheit.
Das Register Autoausfüllen heisst in XP Benutzerdefinierte Listen.

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Access

Was ab Version Wo zu finden
Alltägliche Arbeit
Mehrfaches Rückgängigmachen und Wiederherstellen XP Auch in Access lässt sich nun mehr als ein Schritt rückgängig machen mit Bearbeiten - Rückgängig.
Datenbankdesign
Feldgrösse Dezimal für Zahlen 2000 Für Zahlenfelder gibt es neu eine Feldgrösse Dezimal, für grosse Zahlen (12 Bytes)
Datenanalyse / Berechnungen
PivotTables und PivotCharts XP Für eine geöffnete Tabelle lassen sich mit Ansicht - PivotTable oder Ansicht - PivotCharts ähnlich wie in Excel PivotTables und PivotCharts erstellen.
Funktion RUNDEN XP Endlich muss man in Access Zahlen nicht mehr mit der unsäglichen FORMAT-Funktion runden, sondern hat wie in Excel die Funktion RUNDEN zur Verfügung.
Formulare
Bedingte Formatierung 2000 Mit Format - Bedingte Formatierung oder ab XP mit dem Kontextmenü lassen sich wie in Excel für Formularfelder bedingte Formatierungen erstellen. Damit lassen sich Felder abhängig von Feldwerten oder von Berechnungen anders formatieren.
Import / Export / Formate
XML-Ein- und Ausgabe XP XML-Daten lassen sich nun importieren und exportieren.
Import mit Datei - Externe Daten - Importieren - Dateityp: XML-Dokumente.
Export: Tabelle markieren - Datei - Exportieren - Dateityp: XML-Dokumente.
PivotTables und PivotCharts im Web XP Wie in Excel steht nun auch in Access die Möglichkeit zur Verfügung, Webseiten mit interaktiven PivotTables zu erstellen. Funktioniert allerdings nur, wenn die Benutzer den Internet Explorer ab Version 5.0 und zusätzlich die Microsoft Office Webkomponenten installiert haben.

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Frontpage

Was ab Version Wo zu finden
Alltägliche Arbeit
Seitenregisterkarten XP Im Editorbereich gibt es neu Seitenregister für den raschen Wechsel zwischen editierten Seiten.
Autoformat für Tabellen XP Autoformate für Tabellen wie in Excel unter Tabelle - Tabelle AutoFormat.
Textmarken XP Das Verweisen auf Textmarken von einem Hyperlink aus erfolgt neu in einem übersichtlichen Dialogfenster statt in einem Kombinationsfeld.
Verwaltung von Web Sites
Publizieren einzelner Seiten XP Mit Rechtsklick auf Ordner oder Dateien ist es möglich, einzelne Seiten direkt zu publizieren oder von der Veröffentlichung auszunehmen.
Berechtigungen XP Das Konzept der Berechtigungen wurde verfeinert. Siehe Extras - Server - Berechtigungen.
Multimedia
Fotosammlung XP Mit Einfügen - Grafik - Neue Fotosammlung lassen sich ähnlich wie in Powerpoint automatisiert Fotosammlungen erstellen.
Zeichentools vereinheitlicht und verbessert XP WordArt-Objekte und AutoFormen sowie die Symbolleiste Zeichnen lassen sich nun in Frontpage verwenden wie in Word, Excel oder Powerpoint.

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Quellenangaben und Buchtipps

Wichtigste Quelle zu Neuerungen ist die Online-Hilfe von Office XP.

Wer sich für Office zertifizieren möchte, dem sei die "Schritt für Schritt Version"-Reihe von Microsoft Press empfohlen. Diese Bücher zu Word, Excel, Outlook, Powerpoint und Access behandeln speziell die Themen für die MOS-Core- oder Expert-Zertifizierungsprüfungen (Microsoft Office Specialist). Neuerungen werden am Seitenrand mit speziellen Icons hervorgehoben.

Informationen zu den MOS-Zertifizierungen:
Deutsch: Microsoft Office Specialist - Microsoft GmbH
Englisch: Microsoft Office Specialist



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