Neuerungen in Office XP
© Silvia Rothen, rothen ecotronics, Schweiz
Autorin: Dr. Silvia Rothen, rothen ecotronics, Bern, Schweiz
Letzte Überarbeitung: 13.05.18
Office XP bietet auf den ersten Blick keine grossen Neuerungen. Auf den
zweiten Blick entdeckt man ein paar kleine, praktische Werkzeuge. Im Hintergrund
wird das XML-Format immer wichtiger.
Auch die Vereinheitlichung schreitet voran: Frontpage erhält neu AutoFormate für
Tabellen oder Zeichungselemente und WordArt oder in Access gibt es PivotTables
und mehrfaches Rückgängigmachen.
Inhaltsverzeichnis
- Office Kniffelaufgaben
- Office allgemein
- Word
- Powerpoint
- Outlook
- Excel
- Access
- Frontpage
- Quellenangaben und Buchtipps
Office Kniffelaufgaben
Die folgenden Aufgabenstellungen führen Sie spielerisch durch einige Neuerungen von Office XP.
Word
- Öffnen Sie ein Dokument mit etwas Text. Markieren Sie mehrere Textstellen und weisen Sie diesen mit dem Aufgabenbereich eine andere Formatierung zu.
- Markieren Sie den ganzen Text dieses Dokumentes und wechseln Sie mit dem Aufgabenbereich die Sprache auf .
- Übersetzen Sie das Wort "Gabelstapler" ins Englische.
- Erstellen Sie eine neue Tabelle (2x2), die halb so breit wie die Seite ist. Positionieren Sie sie am rechten Blattrand und lassen Sie den Text um die Tabelle herumfliessen.
Powerpoint
- Erstellen Sie automatisch ein Fotoalbum in Powerpoint mit mindestens 6 Bildern. Zeigen Sie dabei zwei Fotos pro Folie an und wählen Sie dabei die Fensterform Oval.
- Erweitern Sie das Fotoalbum auf 8 Bilder und ändern Sie das Layout zu 4 Bildern pro Folie mit abgerundeten Ecken.
Outlook
- Erstellen Sie eine neue Kategorie Weiterbildung. Tragen Sie den aktuellen Kurs mit dieser Kategorie in den Kalender ein. Sorgen Sie dafür, dass alle Termine dieser Kategorie rot (Wichtig) formatiert werden.
- Erstellen Sie eine Regel, so dass alle Mails eines bestimmten Absenders statt im Posteingang automatisch in einem neuen Unterordner KL gespeichert werden.
- Nur mit Exchange-Server: Sorgen Sie dafür, dass ein neu erstelltes Mail erst um 12 Uhr Mittags verschickt wird.
Excel
- Geben Sie auf einem leeren Tabellenblatt in Zelle B1 die Formel =A1/A2 ein. Zeigen Sie über das Smart Tag "" die Hilfe zu diesem Fehler an.
- Erstellen Sie in einem neuen Arbeitsblatt von Zelle A2 bis A11 eine Reihe, die nur die Wochentage (Montag bis Freitag) für 2 Wochen enthält.
- Fügen Sie in die Fusszeile dieses Tabellenblattes eine Grafik aus einer Datei ein.
Office allgemein
Einige Neuerungen ziehen sich durch fast alle Office-Applikationen durch:
| Was | ab Version | Wo zu finden |
| Alltägliche Arbeit | ||
| Feld "Frage eingeben" für Hilfe | XP | Menüleiste oben rechts |
| Aufgabenbereiche | XP | Die am rechten Rand eingeblendeten Aufgabenbereiche helfen bei alltäglichen Arbeiten, z.B. beim Erstellen eines neuen Dokumentes. Automatisch eingeblendet oder |
| Smart Tags | XP | Icons mit Auswahlmöglichkeiten, die sich bei gewissen Aktionen selbst einblenden, z.B. beim Kopieren |
| Mehrfach-Zwischenablage als Aufgabenbereich | XP (2000) | Die ab Office 2000 verfügbare
Mehrfachzwischenablage wurde in einen Arbeitsbereich gelegt und umfasst nun
maximal 24 Einträge statt 12 wie in Office 2000. Anzeigen mit .
Für den Austausch von Informationen zwischen Office-Programmen lässt sich mit der Schaltfläche die Zwischenablage als Symbol in der Taskleiste anzeigen. |
| Vollständige Menüs | XP | Um sofort die vollständigen Menüs zu sehen, muss man nun unter ankreuzen statt das Häkchen entfernen wie in der Vorversion. |
| Aufgabenbereich Suchen | XP | Verbesserte Dokumentsuche via |
| Multimedia | ||
| Clip Organizer | XP | Neu werden Clip-Arts über Clip Organizer eingefügt. Die Bedienung dieses Werkzeugs unterscheidet sich von Vorversionen |
| Clip-Arts drehbar | XP | Alle Cliparts sind neu drehbar: Bild anklicken |
| Bilder komprimieren | XP | Alle oder einzelne Bilder eines Dokumentes lassen sich für Bildschirm oder für Web komprimieren -> Reduktion der Dateigrösse |
| Konzeptdiagramme | XP | Mit lassen sich Organigramme und 5 weitere Typen von Diagrammen (Venn-, Pyramidendiagramm etc.) erstellen. |
Word
In Word ist abgesehen von den Aufgabenbereichen und den Smart-Tags nichts Revolutionäres passiert.
| Was | ab Version | Wo zu finden |
| Alltägliche Arbeit | ||
| Mehrfachmarkierung | XP | Wie in Excel lassen sich mit CTRL und Markierungen mehrere Textstellen markieren |
| Aufgabenbereich "Neues Dokument" | XP | Neue Dokumente werden über Aufgabenbereich erzeugt mit oder |
| Neue Dokumente aus vorhandenen erzeugen | XP | Neu ist auch die Möglichkeit , mit dem man sich erspart. |
| Smart-Tag "Autokorrektur" | XP | Nach Autokorrekturen erscheint Smart-Tag, mit dem sich die Korrektur rückgängig machen lässt. Besonders praktisch: Generelle Deaktivierung einer Korrektur |
| Neues Untermenü Referenz | XP | Das Erstellen von Fussnoten, Indexen, Querverweisen und Beschriftungen ist neu im Menü zusammengefasst. |
| Nummerierung verbessert | XP | Die automatische Nummerierung lässt sich über
Smart-Tag zurücksetzen oder abstellen. Im Kontextmenü gibt es neu die
Einträge oder . Einrückungen lassen sich mit der Maus für die ganze Gruppe direkt an die gewünschte Position ziehen. |
| Tabellen | ||
| Tabellen | 2000 | Tabellen lassen sich verschachteln und sind
grafische Objekte, die sich mit dem Verschiebepunkt oben links auf Seite
positionieren lassen. Mit dem Ziehpunkt unten rechts lässt sich Gesamtgrösse der Tabelle ändern. |
| Tabellen-Formatvorlagen | XP | Es gibt nun auch Formatvorlagen für ganze Tabellen. |
| Rechnen in Tabellen | XP | Berechnungen in Tabellen mit -
Schaltfläche sind einfacher geworden. Ich würde trotzdem eher eine Excel-Tabelle einbetten als in Word-Tabellen rechnen. |
| Formatierung | ||
| Formate löschen | XP | Wie in Excel lassen sich jetzt Formate löschen ohne dass der Text gelöscht wird mit . |
| Aufgabenbereich "Formatierung anzeigen" | XP | Über diesen Aufgabenbereich lassen sich von markierten Textstellen alle Formatierungen anzeigen und ändern. Angezeigt mit |
| Aufgabenbereich "Formatvorlagen und Formatierung" | XP | Dieser Aufgabenbereich zeigt alle Formatierungen und Formatvorlagen eines Dokumentes an. Mit Mausklick lassen sie sich anderen Textstellen zuweisen. Angezeigt mit |
| Formatvorlagen für Tabellen | XP | Neu gibt es Formatvorlagen für ganze Tabellen. Sie sind wie alle Formatvorlagen über den neuen Aufgabenbereich erreichbar. |
| Import / Export / Formate | ||
| Anzeige der Word-Version | XP | |
| Internationalisierung | ||
| Aufgabenbereich "Übersetzen" | XP | Übersetzt Einzelwörter aus Englisch in Deutsch, Französisch oder Italienisch oder umgekehrt (mit zusätzlichen Sprachen erweiterbar). Angezeigt mit |
Powerpoint
Powerpoint profitiert v.a. von den allgemeinen Neuerungen (Aufgabenbereiche, Cliparts, Zwischenablage), weist aber kaum eigenständige Neuerungen auf.
| Was | ab Version | Wo zu finden |
| Alltägliche Arbeit | ||
| Register Gliederung in Leiste links | XP | Mit dieser Leiste gewinnt man einen Überblick über die Gliederung seiner Folien und kann Gliederungspunkte direkt umpositionieren. |
| Aufgabenbereich "Suchen" | XP | Suchen nach einer Präsentation via Dokumenteigenschaften |
| Druckvorschau | XP | Mit lassen sich nun endlich auch Powerpoint-Folien vor dem Drucken ansehen |
| Zusätzliche Papiergrössen für den Ausdruck | XP | |
| Mehrere Master | XP | Eine Powerpoint-Präsentation kann nun mehrere Master haben! |
| Multimedia | ||
| Fotoalbum erstellen | XP | Mit lässt sich rasch aus einer Serie von Bilddateien eine ansprechende Präsentation generieren. |
| Arbeit im Team | ||
| Überarbeiten | XP | Powerpoint-Präsentationen lassen sich nun mit wie in Word oder Excel von mehreren Personen überarbeiten und mit zusammenführen. |
Outlook
Outlook wartet vor allem im Mailbereich mit ein paar Änderungen auf.
| Was | ab Version | Wo zu finden |
| Alltägliche Arbeit | ||
| Verbesserte Suchfunktion | XP | Verbesserte Suche für Mails, Termine oder Aufgaben mit Suche nach Kategorien. Schaltfläche auf Symbolleiste blendet Suchleiste ein. |
| Synchronisation von Offline-Ordnern | XP | in XP verbessert |
| Unterstützung von Web-Mail-Konten | XP | Neu werden auch HTTP-Mailkonten, wie z.B. Hotmail, Bluemail unterstützt. Einrichten unter ... |
| Verbessertes Vorschaufenster | XP | Im Vorschaufenster erscheint nun vollständiger Nachrichtenkopf mit Absender, Empfänger, Datum und angehängten Dateien. Vorschau ein- und ausblenden im Posteingang über Symbolleiste oder über |
| Word als Standard-Mail-Editor | XP | Wegen der Viren, die sich in HTML-Mails verstecken können, ist dies eine ausgesprochen fragwürdige Neuerung. Standardformat auf Text zurückstellen mit - Register |
| Autovervollständigung von E-Mail-Adressen | XP | Im Adressbuch vorhandene oder bereits einmal verwendete Mail-Adressen werden nach wenigen Buchstaben automatisch ergänzt. |
| Feld "Anzeigen als" | XP | Im Kontaktformular lässt sich in diesem Feld ein Name anzeigen, der statt der Mail-Adresse im Kopf des Mails angezeigt wird. |
| Schaltfläche "Konten" | XP | Mit der Schaltfläche "" im Editorfenster eines neuen Mails kann bei mehreren Mailkonten entschieden werden, über welches Konto das Mail verschickt wird. Einrichten über . |
| MSN Messenger | XP | Mit einer herunterladbaren Komponente können in Outlook auch Sofortnachrichten (Instant Messaging) verschickt werden. |
| Kalender | ||
| Farbige Kalendereinträge | XP | Mit der Schaltfläche
im Editorfenster für Kalendereinträge können Sie Terminen je nach Kategorie
eine Farbe verpassen. Über das Kontextmenü lassen sich für eine bestimmte Ansicht Formatierungsregeln definieren, z.B. für bestimmte Kategorien |
| Arbeit im Team (nur mit Exchange-Server) | ||
| Neue Zeit vorschlagen bei Besprechungs-Anfragen | XP | Besprechungsanfragen enthalten nun eine weitere Schaltfläche |
| Mehrere Gruppenzeitpläne erstellen | XP | Im Editorfenster für Termine ist Schaltfläche vorhanden, mit der sich Zeitpläne von ein oder mehreren Arbeitskolleg/innen einsehen lassen. |
| Internet Frei/Gebucht Service von Microsoft | XP | Als Alternative zum Exchange-Server lassen sich mehrere Zeitpläne auch über einen Web Service von Microsoft verwalten. Einrichten via - Schaltfläche - Schaltfläche |
| Einstellungen | ||
| Globale Auto-Archivierungs-Einstellungen | XP | - Register - Schaltfläche |
| Postfach aufräumen | XP | Mit Schaltfläche erhält man eine Übersicht, wie viel Speicherplatz die einzelnen Outlook-Ordner belegen. |
Excel
In Excel hat sich die tägliche Arbeit durch die neue Version geändert. Die Aufgabenbereiche sind viel weniger wichtig als bei Powerpoint und Word. Dafür gibt es viele kleine, praktische Neuerungen.
| Was | ab Version | Wo zu finden |
| Korrigierte oder neue Fehler | ||
| Korrektur: Markierung von Spalten mit verbundenen Zellen | 2000 | In Excel 97 liessen sich erstmals Zellen verbinden z.B. mit der Schaltfläche . Anschliessend liessen sich Spalten mit horizontal verbundenen Zellen oder Zeilen mit vertikal verbundenen Zellen nicht mehr beliebig markieren. Ab Version 2000 ist dies korrigiert. |
| Neuer Fehler: Arbeitsbereich speichern | XP | In der deutschen Version von Excel XP gibt es im Menü irrtümlicherweise den Eintrag . Es handelt sich aber um das gute alte . |
| Alltägliche Arbeit | ||
| Farbige Blattregister | XP | Mit einem Rechtsklick auf das Blattregister und lassen sich die Register verschiedener Arbeitsblätter unterschiedlich einfärben. |
| Smart Tag "Einfügen-Optionen" nach Kopieren | XP | Nach Kopieren von Excel-Daten erscheint automatisch Smart-Tag, mit dem sich v.a. Formatierungen übernehmen oder anpassen lassen. |
| Smart Tag "Auto-Ausfülloptionen" | XP | Beim Weiterziehen von Datenreihen erscheint Smart-Tag mit Auswahlmöglichkeiten. Besonders praktisch: Wochentage lassen sich auf Arbeitswoche begrenzen. |
| Smart Tag "Fehler" | XP | Bei fehlerhaften Formeln erscheint dieses Smart Tag automatisch. Im Menü stehen Hilfe zum Fehler und weitere Werkzeuge zur Bearbeitung von fehlerhaften Formeln zur Verfügung. |
| Verbesserte Suche | XP | Neu lässt sich auch nach Formaten suchen und über eine ganze Arbeitsmappe (nicht nur Blatt). - Schaltfläche oder Kombinationsfeld |
| Intelliprint | XP | Intelliprint verhindert, dass trotz leeren Zeilen am Ende eines Druckbereiches leere Seiten ausgedruckt werden. |
| Fehlerüberprüfung | XP | Symbolleiste "Detektiv" heisst neu und bietet neu die Schaltflächen und . |
| Hyperlinks | 2000 | Das Dialogfenster für die Eingabe von Hyperlinks wurde verbessert: Der angezeigte Text lässt sich direkt eingeben, ausserdem existiert ein bearbeitbares Quickinfo. |
| Funktionsassistent | 2000 | Verschachtelung von Funktionen erfolgt nun nicht mehr über eine Schaltfläche im Dialogfenster des Funktionsassistenten, sondern über ein Funktionsfeld, das oben links anstelle des Namensfeldes eingeblendet wird. |
| Funktionsassistent | XP | AutoSumme und Funktionsassistent befinden sich
nun auf einer einzigen Schaltfläche in
der Symbolleiste Standard. Die erste Seite des Funktionsassistenten wurde optisch anders angeordnet. Kategorien sind nicht mehr als Liste verfügbar, sondern als Kombinationsfeld. |
| Quickinfo bei Funktionseingabe | XP | Werden Funktionen von Hand eingegeben, dann erscheint ein Quickinfo mit den nötigen Argumenten. |
| Formatierung | ||
| Vereinfacht Rahmen erstellen | XP | Mit der Symbolleiste und der Schaltfläche ist das Erstellen von Umrahmungen wesentlich einfacher geworden. |
| Gebietsschema für Datums- und Zeitformate | XP | Unter den Zahlenformaten findet sich neu für und ein Kombinationsfeld , mit dem andere Sprach- und Ländereinstellungen als jene in Systemsteuerung möglich sind. |
| Multimedia | ||
| Grafiken und Pfade in Kopf- und Fusszeilen | XP | Mit - Schaltfläche oder Pfad lassen sich neu Bilder und Dateipfade in Kopf- und Fusszeilen von Excel-Tabellenblättern einfügen. |
| Datenanalyse | ||
| PivotTables | XP (2000) | Ab Excel 2000 wird die PivotTable nicht mehr in
einem Dialogfenster, sondern direkt auf dem Tabellenblatt erstellt. Ab Excel XP wird die Feldliste anders dargestellt. Tabellenoptionen (Gesamtergebnis, Anzeige leerer Zellen etc.) über Kontextmenü . |
| Symbolleiste PivotTable | XP | Das Menü auf der Symbolleiste
wurde um einige
Funktionalität erweitert, u.a. oder
. Die alte Layout-Ansicht, mit der viele Leute lieber arbeiten, ist dagegen nach wie vor nur indirekt erreichbar mit - Schaltfläche . |
| Schutz | ||
| Mehr Auswahl beim Blattschutz, neue Symbolleiste "Schutz" | XP | Unter stehen nun mehr Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, was geschützt und was freigegeben ist. Neu lassen sich z.B. Autofilter und Formatierungen freigeben. Ausserdem lässt sich der Schutz auch über eine neue Symbolleiste einstellen. |
| Bereiche mit Passwort freigeben | XP | Neu lassen sich unter Bereiche eines Blattes mit einem Passwort freigeben, so dass sie trotz Blattschutz bearbeitet werden können. Allerdings sind nur Eingaben möglich, aber keine Formatierungen. |
| Datei verschlüsselt speichern | XP | Neu lässt sich eine Datei verschlüsselt speichern, damit nicht im Hex-Editor Informationen ausgelesen werden können. Die Möglichkeit ist ziemlich versteckt: - Schaltfläche - Verschlüsselungstyp auswählen - - Schaltfläche . |
| Einstellungen | ||
| Dialogfenster Optionen erweitert | XP | Das Dialogfenster Optionen enthält zusätzliche
Möglichkeiten in den neuen Registern
(Frequenz der Sicherungsspeicherung als Ersatz für Add-In Automatisches
Speichern),
und . Das Register heisst in XP . |
Access
| Was | ab Version | Wo zu finden |
| Alltägliche Arbeit | ||
| Mehrfaches Rückgängigmachen und Wiederherstellen | XP | Auch in Access lässt sich nun mehr als ein Schritt rückgängig machen mit . |
| Datenbankdesign | ||
| Feldgrösse Dezimal für Zahlen | 2000 | Für Zahlenfelder gibt es neu eine Feldgrösse Dezimal, für grosse Zahlen (12 Bytes) |
| Datenanalyse / Berechnungen | ||
| PivotTables und PivotCharts | XP | Für eine geöffnete Tabelle lassen sich mit oder ähnlich wie in Excel PivotTables und PivotCharts erstellen. |
| Funktion RUNDEN | XP | Endlich muss man in Access Zahlen nicht mehr mit der unsäglichen FORMAT-Funktion runden, sondern hat wie in Excel die Funktion RUNDEN zur Verfügung. |
| Formulare | ||
| Bedingte Formatierung | 2000 | Mit oder ab XP mit dem Kontextmenü lassen sich wie in Excel für Formularfelder bedingte Formatierungen erstellen. Damit lassen sich Felder abhängig von Feldwerten oder von Berechnungen anders formatieren. |
| Import / Export / Formate | ||
| XML-Ein- und Ausgabe | XP | XML-Daten lassen sich nun importieren und
exportieren. Import mit . Export: Tabelle markieren - - . |
| PivotTables und PivotCharts im Web | XP | Wie in Excel steht nun auch in Access die Möglichkeit zur Verfügung, Webseiten mit interaktiven PivotTables zu erstellen. Funktioniert allerdings nur, wenn die Benutzer den Internet Explorer ab Version 5.0 und zusätzlich die Microsoft Office Webkomponenten installiert haben. |
Frontpage
| Was | ab Version | Wo zu finden |
| Alltägliche Arbeit | ||
| Seitenregisterkarten | XP | Im Editorbereich gibt es neu Seitenregister für den raschen Wechsel zwischen editierten Seiten. |
| Autoformat für Tabellen | XP | Autoformate für Tabellen wie in Excel unter . |
| Textmarken | XP | Das Verweisen auf Textmarken von einem Hyperlink aus erfolgt neu in einem übersichtlichen Dialogfenster statt in einem Kombinationsfeld. |
| Verwaltung von Web Sites | ||
| Publizieren einzelner Seiten | XP | Mit Rechtsklick auf Ordner oder Dateien ist es möglich, einzelne Seiten direkt zu publizieren oder von der Veröffentlichung auszunehmen. |
| Berechtigungen | XP | Das Konzept der Berechtigungen wurde verfeinert. Siehe . |
| Multimedia | ||
| Fotosammlung | XP | Mit lassen sich ähnlich wie in Powerpoint automatisiert Fotosammlungen erstellen. |
| Zeichentools vereinheitlicht und verbessert | XP | WordArt-Objekte und AutoFormen sowie die Symbolleiste lassen sich nun in Frontpage verwenden wie in Word, Excel oder Powerpoint. |
Quellenangaben und Buchtipps
Wichtigste Quelle zu Neuerungen ist die Online-Hilfe von Office XP.
Wer sich für Office zertifizieren möchte, dem sei die "Schritt für Schritt Version"-Reihe von Microsoft Press empfohlen. Diese Bücher zu Word, Excel, Outlook, Powerpoint und Access behandeln speziell die Themen für die MOS-Core- oder Expert-Zertifizierungsprüfungen (Microsoft Office Specialist). Neuerungen werden am Seitenrand mit speziellen Icons hervorgehoben.
Informationen zu den MOS-Zertifizierungen:
Deutsch:
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Englisch:
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